由于招标代理机构是受采购人委托，以采购人名义组织招标，因此，在开展招标活动之前，必须获得采购人的正式授权，这是招标代理机构开展招标业务的法律依据。授权的范围由采购人确定，招标代理机构也应根据工作的需要提出相应的要求。

经过采购人和招标代理机构协商一致后，双方签订委托招标合同(或协议)。其主要内容包括:采购人和招标代理机构各自的责权利、委托招标采购的标的和要求、采购的周期、定标的程序和招标机构收费办法等。这里特别强调的是定标程序问题，这关系到赋予招标机构权限范围和招标代理机构所承担的责任。

定标程序可分为以下几种主要程序:一是委托招标代理机构评出优选方案，排出前三名的顺序，由采购人最终确定中标商；二是采购人委托评标委员会负责定标；三是采购人委托招标代理机构负责定标；四是招标代理机构提出中标的意见，经采购人同意后报有关主管机关最终确定中标商。由于不同的定标程序授权的范围不同，有关各方承担责任的大小也不一样。因此，委托方和招标代理机构在开始招标前，就应商定定标程序。

采购人编制招标文件

招标文件(或称标书)是整个招标过程所遵循的法律性文件，是投标和评标的依据，而且是构成合同的重要组成部分。一般情况下，招标人和投标人之间不进行或进行有限的面对面交流。投标人只能根据招标文件的要求，编写投标文件。因此，招标文件是联系、沟通招标人与投标人的桥梁。能否编制出完整、严谨的招标文件，直接影响招标的质量，也是招标成败的关键。因此，有人把招标文件比做各方遵循的"宪法"，由此可见招标文件的重要性。由于招标代理机构专门从事招标业务，他们拥有较丰富的经验和大量的投标商信息，可以编制更加完善的招标文件。为此，他们主要注重以下几个方面的工作:一是对投标人做出严格的限制，在保证充分竞争的前提下，尽量使合格的供应商和承包商参加投标，以避免投标人过多，给各方面造成不必要的负担。这项工作建立在掌握投标商大量信息的基础上，而专职招标机构有条件做到这一点。二是对招标文件的制作做出详细的规定，使投标人按照统一的要求和格式编写投标文件，达到准确响应招标文件要求的目的。三是为采购人当好技术规格和要求的参谋，使采购者获得合乎要求和经济的采购品，四是保证招标文件的科学、完整，防止漏洞，不给投标人以可乘之机。

严格按程序组织评标

一般情况下，采购人与一些供应商和承包商有各种业务往来，难以超脱者的身份组织评标，且容易被投标者误会。专职招标机构比较超脱，可以较好地避免问题的发生，并严格按招标文件要求和评标标准组织评标，以维护招标的公正性，保证招标的效果。

做好采购人与中标人签订合同的协调工作

由于采购人处于主动的地位，容易将招标以外的一些条件强加给中标人，产生不平等的协议，使招标流于形式。有时中标者也找各种理由拒绝或拖延签订合同。上述问题如果没有一个中间人从中协调是很难解决的。由于招标机构是招标的组织者，承担此角色最为适宜。

监督合同的执行协调执行过程中的矛盾

有些招标合同执行需要较长的时间，在执行合同过程中，当事人双方难免遇到一些纠纷，不愿意诉诸法律，希望有一个中间人从中协调解决。在实际工作中，招标机构组织签订合同后，可以说已完成了招标代理工作，但在执行合同过程中当双方出现矛盾时，往往需要求助于招标机构来解决。招标机构处于对双方负责和提高自身信誉的目的，会尽最大努力使矛盾得到解决。